Proces wyboru domu mediowego wynikał z konieczności rynkowej weryfikacji warunków współpracy w tym obszarze – taka weryfikacja prowadzona jest co kilka lat – tak dla Agencji jak domów mediowych. Powołany został zespół oceniający, składający się z przedstawicieli Biura Marketingu oraz Biura Zakupów PKN ORLEN, który zdecydował o przeprowadzeniu dwuetapowego procesu wyboru i określił kryteria oceny ofert. W pierwszym etapie zdecydowanie większa wagę miały kwestie merytoryczne, w drugim – handlowe. Na potrzeby procesu oceny zostały opracowane specjalne arkusze kalkulacyjne i formuły, umożliwiające dokonanie oceny wszystkich ofert na identycznych zasadach. Cały proces postępowania ofertowego został oparty o procedury i zarządzenia obowiązujące w PKN ORLEN.

Zaproszenia do udziału w postępowaniu ofertowym zostały rozesłane do dotychczas obsługującego domu mediowego oraz do wybranych na podstawie rankingów i portfolio 15-stu innych podmiotów. Czas na przygotowanie i złożenie oferty wynosił 32 dni, a na prośbę potencjalnych dostawców ostatecznie został wydłużony o kolejne 4 dni. W tym czasie zespół oceniający odpowiadał na pytania poszczególnych domów mediowych, wysyłając odpowiedzi nie tylko do oferenta zadającego pytanie, ale do wszystkich zaproszonych agencji. W rezultacie na zapytanie odpowiedziało 8 domów mediowych, przesyłając swoje prezentacje i oferty. Oferty zostały poddane ocenie merytorycznej i handlowej, jak również analizie płynności finansowej oferentów. Dane liczbowe i noty, po zestawieniu ich w arkuszu zbiorczym wytypowały short listę. Do drugiego etapu postępowania zostały zaproszone następujące agencje: Starcom, ZenithOptimedia i PanMedia Western, które otrzymały nowe zadania, umożliwiające dalszą weryfikację ich kompetencji.

Oferty zostały zaprezentowane na bezpośrednich spotkaniach. Przez kolejne 6 tygodni prowadzone były sesje negocjacyjne. Następnie część handlowa złożonych ofert została poddana ekspertyzie przez niezależną firmę doradczą.

W rezultacie do współpracy z PKN ORLEN wyłoniony został dom mediowy ZenithOptimedia Group.