Wypracowując optymalne warunki dla udzielania polskim obywatelom szybkiej i skutecznej pomocy Ministerstwo Spraw Zagranicznych przygotowało system informatyczny ułatwiający - w przypadku zaistnienia trudnych czy niebezpiecznych sytuacji - utrzymywanie kontaktu między konsulem a obywatelami polskimi. Opiera się on na zasadzie dobrowolnego zgłaszania pobytu za granicą przez obywateli polskich podróżujących do regionów i miejsc, w których przebywanie może stwarzać zagrożenie dla ich zdrowia i życia. System stworzono z myślą o osobach podróżujących indywidualne do miejsc, do których wyjazd jest obarczony określonym ryzykiem (vide informacje zawarte w poradniku MSZ "Polak za Granicą", dostępnym na stronie internetowej www.msz.gov.pl, w zakładce "Informacje konsularne"). W przypadku pobytu w regionach bezpiecznych lub wyjazdów zorganizowanych, opieka realizowana jest standardowo przez władze miejscowe lub organizatorów turystyki (np. na terytorium Unii Europejskiej).

Dzięki nowemu systemowi, w przypadku wystąpienia zagrożenia, konsul, korzystając z poczty elektronicznej lub poczty SMS powiadamia o ewentualnym zagrożeniu przebywających na danym obszarze obywateli polskich zarejestrowanych w systemie. Identycznie będą dystrybuowane inne ważne informacje dotyczące naszych obywateli, np. zarządzenie ewakuacji lub wskazanie bezpiecznych miejsc schronienia.

Wpisów w systemie można dokonać nie wcześniej niż 30 dni przed datą planowanego wyjazdu. Możliwe jest dokonywanie zmian lub uaktualnień w treści wpisu (także podczas pobytu za granicą). Co ważne, dane są automatycznie usuwane z systemu w ciągu dwóch dni po deklarowanym terminie powrotu.

Wszelkie informacje zawarte we wpisie - podlegając ochronie zgodnie z przepisami prawa - będą używane wyłącznie przez polską służbę konsularną jedynie w przypadkach wystąpienia potwierdzonych i szczególnie poważnych zagrożeń, np. klęski żywiołowe, ataki terrorystyczne, konieczność ewakuacji z danego terenu itp.